Jak měřit udržitelnost při zadávání veřejných zakázek KPI: praktický průvodce

Znáš tě by měl měřit udržitelnost. Váš generální ředitel se na to ptá. Vaši zákazníci to očekávají. A upřímně řečeno, je to správná věc.

Ale tady je problém: Máte seznam potenciálních KPI, ale žádná jasná představa, jak je proměnit v skutečná čísla. Jaký je vzorec? Kde dokonce najdete data? A jak začnete, aniž byste byli ohromeni?

Zní to povědomě? Nejsi sám.

Tato příručka je jiná. Pohybujeme se za teoretické seznamy. Dáváme vám jasnou, krok za krokem k výpočtu, sledování a zprávě o svém Udržitelná výkonnost zadávání veřejných zakázek . Pojďme si vybudovat vaši strategii měření od základů.

 

 

Proč nejvíce Iniciativy KPI Selhat (a jak se vyhnout pasti)

 

Mnoho společností začíná s nadšením. Shromažďují dlouhý seznam působivých znějících metrik. Pak zasáhla realita.

Uvědomují si, že data jsou rozptýlena na různých odděleních. Vzorce jsou nejasné. A nemají ponětí, které metriky mají nejprve upřednostňovat. Projekt se zastaví a udržitelnost zůstává „hezká-dostávka“ mluvícího bodu.

Tajemství úspěchu není delší seznam. Je to chytřejší rámec. Potřebujete strukturovaný přístup, který roste s vaším programem.

 

Jednoduchý 3-ti framework pro vaše KPI

Pomyslete na své KPI ve třech vrstvách, od základního dodržování strategického dopadu. To vám pomůže začít s malým a rozšířit se.

• Úroveň 1: Soulad KPIS - „Dodržujeme pravidla?"

  • To je váš základ. Sledují dodržování základních politik. Často jsou nejjednodušší měřit a jde o řízení rizik.

  • Příklady: Míra podpisového kodexu dodavatele, procento vysoce rizikových dodavatelů.

• Úroveň 2: Performance KPI - „Jak se máme?"

  • Jakmile je vaše nadace stanovena, tyto metriky ukazují, jak je udržitelnost integrována do vašich každodenních operací a výdajů.

  • Příklady: Procento udržitelného výdaje, průměrné skóre dodavatele ESG.

• Úroveň 3: Impact KPIS - „Jakou hodnotu vytváříme?"

  • Toto je strategická úroveň. Tyto KPI spojují vaše činnosti za zadávání veřejných zakázek s širšími obchodními a environmentálními cíli. Jsou nejsilnější pro hlášení vůdcovství.

  • Příklady: Snížení emisí uhlíku, množství použitého recyklovaného obsahu.

Tento rámec vás brání v pokusu o to, abyste udělali vše najednou. Můžete začít s úrovní 1 a stavět odtamtud.

 

Vaše základní knihovna KPI: vzorce a skutečné výpočty

 

To je místo, kde teorie splňuje praxi. Pojďme rozebrat některé z nejcennějších KPI s přesnými vzorci a reálnými čísly.

 

 

KPI 1: Udržitelné procento výdajů

• Co ti to říká: Podíl vašich celkových výdajů, které odpovídá vašim definovaným kritérii udržitelnosti.

• Vzorec:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Kde najít data: Váš systém ERP nebo utratit analytický systém. Váš seznam certifikovaných/preferovaných dodavatelů.

• Příklad:

  • Řekněme, že vaše společnost „ABC Manufacturing“ měla v minulém čtvrtletí celkové výdaje na nákup 1 000 000 $.

  • Vaše výdaje s dodavateli, kteří jsou certifikováni spravedlivým obchodem nebo mají špičkové hodnocení Ecovadis, byly 350 000 USD.

  • Váš výpočet: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Vaše KPI: vaše udržitelné procento výdajů je 35%.

 

KPI 2: Audit dodavatele ESG Míra dokončení

• Co vám říká: Jak efektivně spravujete riziko ve svých nejkritičtějších oblastech dodavatelského řetězce.

• Vzorec:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Kde najít data: databáze hodnocení rizik vašeho dodavatele; Záznamy o interním auditu.

• Příklad:

  • Na základě jejich průmyslu a umístění jste identifikovali 50 dodavatelů jako „vysoce rizikové“.

  • Za posledních 12 měsíců jste pro 18 z nich dokončili audity ESG (na místě nebo vzdáleném).

  • Váš výpočet: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Vaše KPI: Míra dokončení auditu ESG vašeho dodavatele je 36%.

 

KPI 3: Snížení emisí uhlíku (Dopad úrovně 3)

• Co ti to říká: Hmatatelný přínos pro životní prostředí vašich udržitelných rozhodnutí o zdrojích.

• Vzorec:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Poznámka: Pro toto často budete pracovat s údaji nebo nástroji LCA (hodnocení životního cyklu), jako je akční modul Ecovadis Carbon.

• Kde najít data: Data emisí specifických pro dodavatele, zprávy Logistics Partner, databáze LCA.

• Příklad:

  • V loňském roce vaše logistika pro produktovou řadu vytvořila 500 tun CO2.

  • Letos přepnutím na dodavatele, který je o 200 mil blíž a používáním nosiče s flotilou elektrického vozidla, emise klesly na 380 tun.

  • Váš výpočet: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Vaše KPI: Dosáhli jste snížení emisí CO2 o 120 tunu.

 

Vaše 3-fáze Implementační plán : Od nuly k hrdino

 

Nesnažte se vařit oceán. Zde je pragmatický plán, jak to zavést.

 

 

Fáze 1: Nadace (první 3 měsíce)

• Cíl: Dokažte proces a získejte rychlou vítězství.

• Akce: Vyberte si jeden nebo dva kPI úrovně 1. Kodex chování dodavatele Sazba podpisování je skvělé místo pro začátek. Sledujte jej ručně v tabulce. Získejte 100% svých nových dodavatelů, aby podepsali.

 

Fáze 2: Momentum (měsíce 4-12)

• Cíl: Integrujte udržitelnost do základních rozhodnutí o zadávání veřejných zakázek.

• Akce: Představte jednu úroveň 2 KPI, jako je udržitelné procento výdajů. Začněte používat naši šablonu volného panelu (níže) pro vizualizaci pokroku. Vycvičte svůj tým o tom, jak identifikovat „udržitelné dodavatele."

 

Fáze 3: Strategický dopad (rok 2 a dále)

• Cíl: Demonstrujte finanční a značkovou hodnotu vašeho programu.

• Akce: Přijměte dopad KPI úrovně 3, jako je snížení emisí uhlíku. Investujte do specializovaného softwaru pro přesnější data. Začněte hlásit své úspěchy ve výročních zprávách a vedení.

 

Nástroje obchodu: Od tabulek po software

Pro začátek nepotřebujete obrovský rozpočet.

• Tabulky (Excel/Google listy): Ideální pro fázi 1.. Jsou flexibilní a každý je má. Nevýhoda? Jsou manuální a mohou se stát chaotickým.

• Nástroje BI & Visualization Tools (Power BI, Tableau): Vynikající pro fázi 2.

• Specializované platformy pro udržitelnost (Ecovadis, Sievo): Volba pro fázi 3. Automatizují sběr dat od dodavatelů, poskytují průmyslové měřítka a pomáhají vypočítat komplexní metriky, jako je uhlíková stopa.

 

Váš akční plán a šablona volného panelu zdarma

 

Nyní máte plán. Jediná věc, kterou zbývá udělat, je začít.

1. Definujte svůj první KPI: Na základě rámce vyberte jednu metriku z úrovně 1.

2. Vyhledejte data: Promluvte si s financí nebo operacemi. Zjistěte, kde tato data žijí.

3. Vypočítejte svou základní linii: Pomocí výše uvedených vzorců zjistěte, kde dnes stojíte.

Aby to bylo neuvěřitelně snadné, vytvořili jsme startovací soupravu KPI pro udržitelné zakázky.

 

Často kladené otázky: Implementace KPI udržitelnosti

 

1. Otázka: Jak se dostaneme Interní buy-in a rozpočet Pro sledování těchto udržitelnosti KPI?

A: Začněte tím, že mluví jazykem svého finančního ředitele. Neveďte s aspektem „dobrým“. Místo toho vytvořte obchodní případ zaměřený na zmírnění rizik (vyhýbání se budoucím pokutám o dodržování předpisů), úspory nákladů (např. Od energeticky účinných dodavatelů) a růst příjmů (přitažlivý pro zákazníky s vědomím ESG). Malý pilotní projekt s jednou obchodní jednotkou může sloužit jako silný důkaz konceptu k zajištění většího financování.

 

2. Otázka: Jaký je největší datová výzva, které čelíme, a jak ji můžeme překonat?

A: Největší překážkou jsou často nekonzistentní data od dodavatelů, zejména menších. Můžete to překonat spuštěním jednoduchého. Nežádejte o 100 datových bodů. Začněte krátkým, povinným dotazníkem pro sebehodnocení dodavatele. Můžete také využít platformy o hodnocení třetích stran (jako Ecovadis), které již tato data shromažďují a standardizují, což vám ušetří úsilí.

 

3. Otázka: Kolik KPI bychom měli skutečně začít sledovat?

A: Odolejte nutkání sledovat všechno. Je to rychlá stopa na vyhoření. Buďte brutálně pragmatický. Začněte s ne více než třemi. Vyberte si jeden z každé úrovně rámce, o kterém jsme diskutovali. To udržuje úsilí zvládnutelné a umožňuje vašemu týmu učit se, přizpůsobit se a budovat důvěru před zvětšením.

 

4. Otázka: Naši dodavatelé váhají sdílet údaje o udržitelnosti. Co můžeme dělat?

A: Transparentnost je obousměrná ulice. Vysvětlit proč Potřebujete data a jak budou použita - ne pro trest, ale pro spolupráci a rozvoj. Nabízejte sdílení shrnutí zjištění, které jim pomohou zlepšit. A co je nejdůležitější, učinit z něj součást vaší dodavatelské smlouvy a procesu předkvalifikace, takže se stává standardním očekáváním, nikoli volitelným požadavkem.

 

5. Otázka: Jak řešíme situaci, kdy naše udržitelnost KPIS v rozporu s cíli úspory nákladů?

A: Toto je klasické dilema pro zadávání veřejných zakázek. Klíčem je analyzovat Celkové náklady na vlastnictví (TCO), nejen jednotková cena. „Levnější“ složka může spotřebovat více energie, což vede k vyšším nákladům pro vašeho zákazníka. Rozhodnout rozhodnutí o dlouhodobé hodnotě a riziku. Ukažte, jak mírně vyšší náklady na předem od udržitelného dodavatele zabraňují budoucím nákladům souvisejícím s poškozením reputace, opětovným zdrojem nebo regulačními pokutami.

 

6. Otázka: Kdo by měl v naší organizaci „vlastnit“ tyto KPI?

A: Udržitelnost nemůže žít v silu. Tým pro zadávání veřejných zakázek by měl vlastnit shromažďování a vykazování dat, ale musí úzce spolupracovat s oddělením udržitelnosti (pokud je máte), financováním (pro údaje o výdaji) a operacemi (pro údaje o výkonu). Vytvořte malý, mezifunkční tým, aby se zajistilo, že KPI jsou relevantní a data jsou přesná.

 

7. Otázka: Jak často bychom měli o těchto metrikách přezkoumávat a podávat zprávy?

A: Závisí to na KPI. Provozní KPI (jako je udržitelné výdaje %) lze při standardních přezkumech zadávání veřejných zakázek přezkoumat měsíčně nebo čtvrtletně. Strategický dopad KPI KPI (jako je snížení uhlíku) je obvykle hlášen vedení na pololetním nebo každoročním základě. Klíčem je konzistence - hlášení podle pravidelného rozvrhu pro sledování trendů v průběhu času.

 

8. Otázka: Co když naše odvětví nemá standardizované metriky udržitelnosti?

A: Máte skvělou příležitost být vůdcem. Začněte přijetím nejdůležitějších globálních rámců (jako jsou cíle udržitelného rozvoje OSN nebo standardy GRI) a přizpůsobte je vašemu kontextu. Spolupracujte s průmyslovými asociacemi na rozvoji společných standardů. Mezitím se zaměřte na sledování svého vlastního pokroku meziročně. Vaše interní benchmark je na tom, na čem záleží nejprve.

 

9. Otázka: Můžeme tyto KPI použít k motivaci našeho týmu pro zadávání veřejných zakázek?

A: Absolutně, ale buďte opatrní. Bonusy vázání přímo na konkrétní cíle KPI mohou vést k nezamýšleným důsledkům nebo „hraní“ systému. Lepším přístupem je učinit výkon udržitelnosti klíčovou součástí recenzí výkonu a stanovení cílů. Oslavte týmy, které prokazují zlepšení a inovativní myšlení v této oblasti, spíše podporují kulturu odpovědnosti než jen zasáhnout číslo.

 

10. Otázka: Jak zajistíme, že náš program KPI zůstává relevantní a nestane se cvičením „kontroly“?

A: Naplánujte si roční „KPI Health Check“. Shromážděte svůj mezifunkční tým a zeptejte se: Jsou tyto metriky stále řídí správné chování? Stále dostáváme cenné poznatky? Existují nová rizika udržitelnosti nebo příležitosti, které bychom měli měřit? Tím je zajištěno, že se váš program vyvíjí s vaší strategií a externí krajinou a udržuje jej dynamický a cenný.