Jaké jsou čtyři typy zadávání veřejných zakázek? Pokyny a průmyslové případy

Když vaše společnost potřebuje koupit suroviny, předplatné softwaru, úklidové služby a novou kancelářskou budovu, používáte to samé přístup k zadávání veřejných zakázek pro všechny? Pokud jste odpověděli ne, již uznáváte, že různé nákupy vyžadují různé strategie - ať už si to uvědomíte nebo ne.

Pochopení čtyř typů zadávání veřejných zakázek není jen akademická teorie. Je to základ pro optimalizaci vašich výdajů, řízení rizika a řízení skutečné strategické hodnoty. Pojďme rozebrat, co každý typ ve skutečnosti znamená a jak je aplikovat ve vaší organizaci.

 

 

Vymazání zmatení: 4 typy zadávání zakázek definované

 

Většina diskusí o zadávání veřejných zakázek se to zjednodušuje tím, že zjednodušuje. Tady je to, co vlastně potřebujete vědět:

Přímé zakázky : Věci vydělávající peníze
To je to, co jde do vašeho konečného produktu nebo služby. Pokud jste výrobce, jsou to vaše suroviny. Pokud jste restaurace, jsou to vaše potravinové ingredience. Pokud jste softwarová společnost, je to vaše cloudová infrastruktura, která přímo podporuje váš produkt.

Zde je dohoda: Přímé zakázky přímo ovlivňuje vaše příjmy. Když se tyto zásoby zastaví, vaše výroba se zastaví. Proto to vyžaduje Strategické vztahy s dodavateli , nejen transakční nákup.

Nepřímé zakázky : Výdaje „Keep the Lights On“
To je vše, co udržuje vaše podnikání v provozu, ale nekončí ve vašem konečném produktu. Mysli na kancelářské potřeby, nástroje, údržba a předplatné softwaru, jako je Slack nebo Microsoft Office.

Výzva? Tyto výdaje jsou často roztříštěny napříč odděleními a postrádají viditelnost. Ale tady je příležitost: Strategické řízení nepřímého zadávání veřejných zakázek může poskytnout rychlé výhry a významné úspory nákladů.

Zakupování služeb: Odbornost, kterou nemáte in-house
To zahrnuje vše od poradenských a marketingových agentur po dočasné zaměstnance a specializované dodavatele. Velký rozdíl? Nakupujete znalosti a výsledky, nikoli fyzické produkty.

Klíč s Pokusy služeb je to, že spravujete výstupy a vztahy, nikoli inventář. To vyžaduje různé smlouvy, různé metody hodnocení a různé přístupy pro správu vztahů.

Kapitálové výdaje (CAPEX) Zakázky: Velké investice
Toto je vaše dlouhodobé nákup aktiv-vybudování nového zařízení, nákup hlavního vybavení nebo podnikových softwarových systémů. Tato rozhodnutí mají víceleté finanční důsledky a obvykle vyžadují výkonný souhlas.

Co dělá Capex odlišný? Proces hodnocení je delší, sázky jsou vyšší a děláte rozhodnutí, která ovlivní vaše podnikání pro nadcházející roky.

 

Prostřednictvím průmyslového objektivu: Aplikace v reálném světě

 

Teorie je hezká, ale jak to skutečně funguje v různých průmyslových odvětvích? Dovolte mi, abych vám ukázal.

 

Ve výrobě:

• Přímý: ocel, plastové pryskyřice, elektronické komponenty

• Nepřímé: Bezpečnostní vybavení, maziva stroje, zásoby údržby továrny

• Služby: Oprava vybavení, logistika a přeprava, dočasná práce

• CAPEX: Průmyslové roboti, strojní zařízení výroby, expanze skladu

V technologii:

• Přímý: zdroje cloud computingu, hardware datového centra pro produkty zaměřené na zákazníka

• Nepřímý: kancelářský nábytek, software produktivity, týmové obědy

• Služby: dodavatelé vývoje softwaru, audity kybernetické bezpečnosti, agentury pro digitální marketing

• CAPEX: Síť společnosti, konstrukce datových center, licence na hlavní softwarovou platformu

Ve zdravotnictví:

• Přímý: léčiva, chirurgické nástroje, lékařské implantáty

• Nepřímé: administrativní dodávky, čisticí služby, povlečení pro pacienta

• Služby: Údržba zdravotnického vybavení, dočasný ošetřovatelský personál, IT podpora

• CAPEX: MRI stroje, konstrukce křídla nemocnice, elektronické systémy zdravotního záznamu

Vzorec je zde zásadní: vaše odvětví určuje, který typ zadávání veřejných zakázek si zaslouží největší pozornost a zdroje.

 

Zkratka pro malé firmy: zjednodušený přístup

 

 

Pokud jste v menší organizaci, může se model čtyř typu cítit ohromující. Zde je návod, jak to přizpůsobit:

Pravidlo 80/20 pro zadávání veřejných zakázek:
Zaměřte 80% vašeho úsilí na 20% výdajů, které by mohly opravdu poškodit vaše podnikání, pokud by bylo špatně spravováno.

Tři zjednodušené kategorie:

1. Materiály vydělávání peněz (Vaše verze přímého zadávání veřejných zakázek)

   • Cokoli, co přímo ovlivňuje vaši schopnost dodávat zákazníkům

   • Spravujte se strategickými vztahy dodavatelů a plány zálohování

2. Podnikatelské náležitosti (Kombinace nepřímých a služeb)

   • Vše, co je třeba pro provoz vašich operací

   • Zaměřte se na konsolidaci a efektivitu

3. Investice měnící hru (Váš capex)

   • Hlavní nákupy, které budou růst nebo transformovat vaše podnikání

   • Vyžadujte důkladnou analýzu návratnosti investic a výkonný vstup

Viděl jsem, jak malé společnosti šetří 15-20% z jejich celkových výdajů pouze implementací tohoto jednoduchého kategorizačního systému.

 

Nákup s účelem: Integrace udržitelnosti

 

Každé rozhodnutí o zadávání veřejných zakázek dnes nese environmentální a sociální důsledky. Zde je návod, jak zabudovat udržitelnost do každého typu zadávání veřejných zakázek:

Pro přímé zakázky:
Zeptejte se svých dodavatelů: „Jaká je vaše uhlíková stopa pro výrobu těchto materiálů?“ a „Můžete zajistit průhlednost pracovních praktik v dodavatelském řetězci?"

Pro nepřímé zakázky:
Vyberte dodavatele, kteří nabízejí udržitelné alternativy-jako je recyklované kancelářské potřeby nebo energeticky účinné vybavení. Rychle se sčítají malé změny.

Pro zadávání veřejných služeb:
Vyhodnoťte potenciální partnery o jejich politikách rozmanitosti, postupech spravedlivých mezd a environmentálních závazků. Jejich hodnoty se stávají rozšířením vaší značky.

Pro Kapitálové výdaje:
Proveďte klíčová kritéria dopadu na energetickou účinnost a dopad na dopad na životní prostředí ve vašem hodnocení. Toto nové výrobní zařízení by mělo být posouzeno z hlediska nákladů i produkce uhlíku.

Nejlepší část? Udržitelné zadávání veřejných zakázek často se vyrovnává s úsporou nákladů. Energeticky efektivní vybavení stojí méně na provoz. Etičtí dodavatelé mají obvykle lepší udržení a kvalitu.

 

Váš čtyřstupňový akční plán: Od teorie k výsledkům

Znalost kategorií je jedna věc - jejich implementace je další. Tady je váš plán:

Krok 1: Proveďte a Analýza strávit
Vytáhněte data z vašeho účetního systému za posledních 12 měsíců. Kategorizovat každý významný nákup. Pravděpodobně objevíte vzory utrácení, které jste si nikdy nevšimli.

Krok 2: Mapa na čtyři typy
Přiřaďte každou kategorii výdajů jednomu ze čtyř typů zakázek. To samo o sobě odhalí, kde je třeba soustředit vaši pozornost.

Krok 3: Vypracovat strategie kategorie

• Přímý: Zaměřte se na vztahy s dodavateli a řízení rizik

• Nepřímé: Efektivita a konsolidace pohonu

• Služby: Zdůrazněte jasné výstupy a metriky výkonu

• CAPEX: Implementujte přísné hodnocení a analýzu návratnosti investic

Krok 4: Implementace a upřesnění
Začněte nejprve se svými kategoriemi s nejvyšším výdajem. Vycvičte svůj tým, zaveďte nové procesy a nastavujte pravidelné cykly kontroly.

 

Měření toho, na čem záleží: KPI pro každou kategorii

 

Nemůžete zlepšit to, co neměříte. Zde jsou klíčové metriky pro každý typ zadávání veřejných zakázek:

Přímé zakázky KPI:

• Míra vady dodavatele

• Performance včasného dodání

• Celkové náklady na vlastnictví (nejen kupní cena)

Nepřímé zadávání veřejných zakázek KPI:

• Účinnost procesu (doba cyklu objednávky)

• Soulad s preferovanými dodavateli

• Úspory nákladů versus předchozí období

Zakupování služeb KPI:

• Soulad s dohodou o úrovni služby (SLA)

• Interní spokojenost zúčastněných stran

• Dodržování rozpočtu

Kapitálové výdaje KPI:

• Dokončení projektu včas a rozpočtu

• Návratnost investic versus projekce

• Míra využití aktiv

 

Vaše bezplatná sada nástrojů pro zadávání veřejných zakázek

 

To by se mohlo cítit jako hodně k implementaci, a proto jsme vytvořili nástroje, aby byly praktické.

[Stáhněte si bezplatný nástroj pro klasifikaci zadávání veřejných zakázek]

Dostaneš:

• Strávit šablonu analýzy (Excel) - K kategorizaci vašich současných výdajů

• SCORECARD pro hodnocení dodavatele - Pro objektivně porovnání prodejců

• Hodnocení kontroly zdravotního zakázku - Identifikovat vaše největší příležitosti

• Kontrolní seznam implementace - Takže vám nechybí žádné klíčové kroky

Toto jsou přesně stejné nástroje, které používáme u našich klientů, abychom jim pomohli budovat prvotřídní operace zadávání veřejných zakázek.

 

Vaše další kroky

Začněte s jednou oblastí. Vyberte si kategorii s nejvyšším úderem a použijte příslušnou strategii. Poznatky, které získáte, budou pravděpodobně zaplatit za úsilí v prvních několika měsících.

Pamatujte, že cílem není dokonalost - je to pokrok. Každý krok, který uděláte k strategičtějšímu řízení zadávání zakázek, přinese kombinované výnosy.

Jste připraveni transformovat svůj přístup k zadávání veřejných zakázek? Stáhněte si výše uvedenou sadu nástrojů zdarma, nebo pokud byste chtěli personalizované pokyny, [naplánujte bezplatnou konzultaci s našimi odborníky na zadávání veřejných zakázek]. Pomůžeme vám použít tyto rámce na váš konkrétní obchodní kontext.

 

Často kladené otázky: Zvládnutí kategorizace zadávání veřejných zakázek

 

1. Otázka: Jak se zabýváme nákupy, které se zdá, že se vejdou do více než jedné kategorie?

A: To je běžné. Klíčem je identifikovat Primární obchodní účel . Například nákup notebooků pro vaše nové vývojáře softwaru je a Řídit zadávání zakázek, pokud staví váš produkt, ale Nepřímý Pokud jsou pro tým HR. Vytvořte jednoduché pravidlo: „Která řádková položka P&L má tuto podporu?“ To obvykle objasňuje kategorii.

 

2. Otázka: Naše společnost rychle roste. V jakém okamžiku bychom měli formálně oddělit řízení těchto různých typů zakázek?

A: Dobrým pravidlem je, když vaše roční výdaje dosáhnou bodu, kdy by 10% úspory v jedné kategorii odůvodnilo vyhrazenou roli na částečný úvazek. Pro většinu podniků se jedná o roční známku 5–10 milionů USD. Předtím použijte zjednodušený model tří kategorií, ale přiřaďte „vlastníka“ pro každý ve vašem stávajícím týmu.

 

3. Otázka: Jak přimějeme jiná oddělení (jako je marketing nebo výzkum a vývoj), abychom dodržovali tyto kategorie zadávání veřejných zakázek?

A: Neveďte s rámcem zadávání veřejných zakázek. Místo toho s nimi spolupracujete a vyřeší jejich problémy. Pro marketing, rámové služby zadávání zakázek jako způsob, jak získat lepší výsledky od svých agentur. Pokud jde o výzkum a vývoj, rámujte přímé zakázky jako způsob, jak zajistit, aby jim nikdy nedošlo kritických materiálů. Když vidí hodnotu svých cílů, následuje adopce.

 

4. Otázka: Jsme neziskový. Platí se na nás stejné kategorie?

A: Absolutně, ale zaměření se posune. Vaše „přímé“ zadávání veřejných zakázek může být materiály související s programem. „Capex“ by mohla být nová budova pro komunitní služby. Rámec je univerzální, ale vaše strategie pro každý typ bude poháněna vašimi misijními a dárcovými požadavky, nikoli ziskem.

 

5. Otázka: Jaké je největší riziko, že se tyto kategorie mýlí?

A: Nesprávné přidělování zdrojů a talentů. Nejčastější chybou je zacházet s vysoce rizikovým přímým zakázím, jako je jednoduché transakční nepřímé zakázky. To může vést k narušení dodavatelského řetězce, které zastaví vaše operace. Naopak, nadměrné inženýrství procesu pro nepřímé nákupy s nízkou hodnotou vytváří zbytečnou byrokracii a zpomaluje váš tým.

 

6. Otázka: Jak by měl naše Strategie vyjednávání liší se v těchto kategoriích?

A: Váš přístup by se měl výrazně lišit:

• Direct: Vyjednávejte o dlouhodobých partnerstvích a sdíleném riziku.

• Nepřímé: Vyjednávejte o objemových slevách a efektivitě.

• Služby: Vyjednávejte pro jasné výstupy, KPI a flexibilitu.

• CAPEX: Vyjednávejte o podpoře životního cyklu, záruky a ofinování budoucnosti.

 

7. Otázka: Může jeden dodavatel spadat do několika kategorií zakázek?

A: Ano, a to je známka silného strategického partnera. Například poskytovatel technologie může být přímým dodavatelem pro cloudovou infrastrukturu, poskytovatelem služeb pro implementaci a prodejcem CAPEX pro velkou softwarovou licenci. V těchto případech spravujte vztah holisticky, ale vyjednávejte každý typ výdajů s příslušnou strategií.

 

8. Otázka: Jak ovlivňují globální operace tento model kategorizace?

A: Kategorie zůstávají stejné, ale vaše provedení se bude lišit podle regionu. Místní předpisy, kulturní normy a zralost trhu ovlivní to, jak spravujete každý typ. Globální strategie univerzálního všeho je často selhává. Rámec vám poskytuje konzistentní způsob analýzy a přizpůsobení vašeho přístupu pro každý region.

 

9. Otázka: Jakou roli by měla hrát technologii při správě těchto různých typů?

A: Váš technický zásobník by měl podporovat jedinečný pracovní postup každé kategorie. Nenuťte jeden nástroj, aby udělal všechno. Můžete použít:

• Sofistikovaná platforma S2P pro Direct a Capex.

• Zjednodušený, uživatelsky přívětivý systém P-karty pro nepřímý.

• Specializovaný nástroj pro správu kontraktů a SOW pro služby.

 

10. Otázka: Jak měříme celkový úspěch implementace tohoto kategorizovaného přístupu?

A: Kromě KPI specifických pro kategorii sledujte meta-metriku:

• Doba cyklu: Děláme rozhodování rychleji v každé kategorii?

• Spokojenost zúčastněných stran: Jsou interní klienti šťastnější s podporou, kterou dostávají?

• Vyhýbání se nákladům: Zabraňujeme špatným nákupům, nejen získávání nižších cen?

• Snížení rizika: Měli jsme méně narušení nabídky nebo problémy s dodržováním předpisů?