Služby pro zadávání veřejných zakázek B2B: Průvodce outsourcingem a ESG

Pokud jste zakladatelem nebo lídrem v malém nebo středně velkém podnikání, nosíte nespočet klobouků. Jste vizionář, vedoucí prodeje a často ve výchozím nastavení hlavního ředitele pro zadávání veřejných zakázek. To znamená, že pravděpodobně trávíte vzácné hodiny porovnáním nabídek dodavatelů, spravováním objednávek a navigaci podrobností o smlouvě - to vše, a to vše, co se týká, zda skutečně získáváte nejlepší hodnotu nebo nevědomky vystavujete vaši společnost riziku.

Toto je dilema pro zadávání veřejných zakázek Universal Small Business: Váš čas a zdroje jsou konečné, ale složitost nákupu zboží a služeb není. Tato příručka prochází touto složitostí. Nejen vysvětlujeme, co je zadávání zakázek B2B; Poskytujeme jasný a akční rámec, který vám pomůže rozhodnout se, zda tuto funkci budovat interně, outsourcingové odborníky nebo využívat technologii - a jak od začátku zahájit udržitelné postupy.

 

Proč standardní poradenství v oblasti zadávání veřejných zakázek selže malé podniky

Většina průvodců zakázky B2B je psána pro velké korporace s vyhrazenými týmy a rozpočty na milion dolarů. Pro SMB je realita zásadně odlišná. Vaše výzvy jsou jedinečné:

• Mezera odbornosti: Nemůžete si dovolit hlavního ředitele pro zadávání veřejných zakázek, ale zoufale potřebujete strategické dovednosti sourcingu, abyste se vyhnuli přeplacení nebo výběru nespolehlivých partnerů.

• Objemové dilema: Objemy vaší objednávky vám nemusí poskytnout hromadné slevy, které velí velké podniky, což vás znevýhodňuje trvalé náklady.

• Slepá místo pro dodržování předpisů: Jsou vaši dodavatelé eticky zdravé? Jsou v souladu s vyvíjejícími se environmentálními (e), sociálními (y) a vládními předpisy (g)? Pro malý tým je provádění této due diligence téměř nemožné, přesto jsou reputační a finanční rizika velmi reálná.

• Časový panoc: Hodiny, které strávíte ručně získáváním, prověřením a vyjednáváním s dodavateli, jsou hodiny převzaty z růstu vašeho hlavního podnikání. Náklady na příležitost jsou obrovské.

Pochopení těchto jedinečných tlaků je prvním krokem k vytvoření funkce zadávání veřejných zakázek, která nefunguje pouze - vyniká.

 

Kromě nákupu: Co vlastně dělají moderní služby pro zadávání veřejných zakázek B2B

 

Když mluvíme o " Služby pro zadávání veřejných zakázek B2B , „Nemluvíme o jednoduché službě pro stanovení objednávky. Myslete na profesionálního agenta pro zadávání veřejných zakázek jako na rozšíření vašeho týmu, strategického partnera, který zpracovává celý životní cyklus dodavatelského řetězce. Mezi jejich základní služby patří:

Strategická identifikace dodavatele a dodavatele: Nepoužívají pouze Google. Využívají globální sítě a tržní zpravodajství k nalezení dodavatelů, které byste sami nenalezli, často v nákladově konkurenčních nebo specializovaných regionech.

Vyjednávání a správa smluv : To je místo, kde si vydělávají. Rozumí modelům celkových nákladů (nejen jednotkovou cenu) a vyjednávají podmínky, které vás chrání, včetně kvalitních SLA, platebních podmínek a ustanovení o odpovědnosti.

Prověřování dodavatelů a dodržování předpisů ESG : Profesionální služba systematicky vyhodnotí potenciální dodavatele na základě kritérií ESG. Toto není jen „pěkná“; Je to kritická strategie zmírnění rizik a vytváření hodnot. Zajišťují, aby váš dodavatelský řetězec byl odolný, etický a vyrovnán s moderními očekáváními spotřebitelů a investorů.

Automatizace procesů a analytiky výdajů: Implementují a spravují platformy pro zadávání veřejných zakázek, které vám poskytují viditelnost, kam každý dolar jde, a identifikují možnosti úspor a zefektivňují schválení.

 

SMB Crossroads: Build, Partner nebo Automate?

 

Toto je nejkritičtější rozhodnutí, které učiníte. Neexistuje žádná univerzální odpověď, ale profil vaší společnosti silně ukazuje na optimální cestu. Zde je rozpis vašich tří primárních možností:

 

 

Možnost 1: DIY interní tým

• Nejlepší pro: Společnosti s předvídatelnými potřebami nákupu s nízkou komplexností a někdo z personálu s šířkou pásma a dovedností, aby ji zvládli.

• Realita: To se často stává „nezpůsobilým“ úkolem, který spadá do již rušného operačního nebo finančního manažera. Bez oddaných odborných znalostí vám chybí strategické úspory a nákladné chyby při výběru dodavatele.

 

Možnost 2: Outsourcing na službu nebo agentovi B2B

• Nejlepší pro: Převážná většina malých podniků. Toto je vaše tajná zbraň. Pokud máte rostoucí nebo složité výdaje, chybíte vnitřní odborné znalosti a potřebujete se zaměřit na váš hlavní produkt nebo službu, outsourcing je nejúčinnější a nejúčinnější cestou.

• Realita: Získáte okamžitý přístup k odborným znalostem a vyjednávání síly. Proměníte pevné, těžko spravovatelné nákladové centrum (platy) na variabilní výdaje zaměřené na výkon. Nejlepší agenti pracují na modelu sdílení zisku, což znamená, že jejich úspěch je vázán na vaše úspory.

 

Možnost 3: Přijetí a B2B Platforma/Software

• Nejlepší pro: Společnosti, které již zavedly základní procesy zadávání veřejných zakázek a potřebují je efektivně škálovat. Software automatizuje objednávání a schválení, ale neposkytuje strategické zdroje mozkových sil.

• Realita: Platforma je nástroj, nikoli strategie. Vyniká při prosazování výdajových politik a vytváření viditelnosti, ale nenajde vás nové, lepší nebo levnější dodavatele samy o sobě.

 

Váš rozhodovací rámec:

Položte si tyto otázky:

1. Je naše roční výdaje za zboží a služby významné (> 500 000 $) a komplexní? (Ano => nakloňte se ke službě)

2. Máme zaměstnance s vyhrazeným časem a dovedností pro strategické řízení? (Ne => nakloňte se k službě nebo platformě)

3. Je správa ESG/udržitelnosti v našem dodavatelském řetězci prioritou nebo požadavkem na dodržování předpisů? (Ano => Služba je téměř jistě vyžadována)

4. Je naše primární potřeba ovládat interní výdaje a automatizovat schválení? (Ano => Platforma může být dobrým začátkem).

Pokud jste odpověděli „ano“ na otázky 1 nebo 3, je vaše nejsilnější možnost zadávání veřejných zakázek.

 

Budování strategie udržitelného zadávání veřejných zakázek: 5-krokový rámec

 

Implementace a Strategie udržitelného zadávání veřejných zakázek není o idealismu; Jde o dlouhodobou obchodní odolnost. Zde je návod, jak to udělat, ať už pracujete interně nebo s agentem.

 

 

Krok 1: Interní audit a nastavení cílů

Provést analýzu výdajů. Kam jde vaše peníze? Poté stanovte inteligentní cíle. Příklad: „Během 18 měsíců bude 30% našich aktivních dodavatelů certifikováno proti naší nové Scorecard ESG a v našem obalu snížíme plast s jedním použitím o 50%."

 

Krok 2: Vývoj a Kodex chování dodavatele

Zdokumentujte své neegotie. To by mělo zahrnovat environmentální postupy (nakládání s odpady, emise uhlíku), sociální odpovědnost (pracovní standardy, rozmanitost a začlenění) a správa (anti-kovorář, etika).

 

Krok 3: Integrace ESG do Hodnocení dodavatele

Toto je jádro implementace. Přesunout se nad náklady a kvalitu. Vytvořte scorecard, která zahrnuje dodavatele:

• Životní prostředí: Mají systém environmentálního řízení? Mohou podat zprávu o své uhlíkové stopě?

• Sociální: Mohou prokázat spravedlivé mzdy a bezpečné pracovní podmínky ve svých zařízeních?

• Správa: Jsou transparentní ohledně svých vlastnických a obchodních praktik?

 

Krok 4: Proveďte se svým partnerem
Pokud používáte agenta pro zadávání veřejných zakázek, ujme se vedení. Využijí vaše scorecard k prověřování nových dodavatelů a provádění auditů na stávajících. Pokud jste interní, musíte tyto kritéria systematicky použít na všechny nové události sourcingu.

Krok 5: Monitorujte, hlásí a optimalizujte
Sledujte svůj pokrok pomocí jasného KPI. Klíčové metriky zahrnují:

• % utrácení s dodavateli kompatibilním s ESG

• Snížení uhlíkové stopy v dodavatelském řetězci

• Výdaje na rozmanitost dodavatelů (např. % S podniky ve vlastnictví menšin/žen)

• Počet auditů dodavatelů nekonformace

Pravidelné hlášení vás udržuje zodpovědné a umožňuje vám vyprávět výkonný příběh svým zákazníkům a investorům.

 

Výběr partnera pro zadávání veřejných zakázek B2B: Základní kontrolní seznam prověrků

 

 

Ne všechny služby zadávání veřejných zakázek jsou vytvořeny stejně. Potřebujete partnera, nejen prodejce. Tento kontrolní seznam použijte během svého výběrového procesu:

1. Osvědčená zkušenost SMB: „Můžete poskytnout 2-3 případové studie od podniků naší velikosti a v našem odvětví?“ Hledejte hmatatelné výsledky - specifické procenta úspor nebo zlepšení procesů.

2. Udržitelné schopnosti sourcingu: „Projděte mě procesem pro prověření pověření ESG dodavatele. Můžete sdílet vzorek dotazníku pro hodnocení dodavatele?“ Jejich odpověď by měla být podrobná a metodická řízená.

3. Technologie a transparentnost: „Jaký druh platformy pro hlášení a utracení analytiky poskytujete? Mohu vidět ukázkový řídicí panel?“ Potřebujete viditelnost v reálném čase, nejen měsíční zpráva PDF.

4. Zarovnání struktury poplatků: „Je váš cenový model transparentní? Pracujete na základě sdílení zisku spojených s úsporami, které doručujete?“ To sladí jejich pobídky přímo s vaším úspěchem.

5. Kulturní přizpůsobení a komunikace: „Kdo bude náš každodenní kontakt? Jaké jsou vaše standardní časy odezvy?“ Vstupujete do blízkého partnerství; Musíte se cítit sebevědomě ve stylu spolehlivosti a komunikace.

 

Váš akční plán: Další kroky k dokonalosti zadávání zakázek

 

Znalost je nyní vaše. Je čas jednat. Zde je váš jednoduchý, třístupňový plán:

1. Proveďte rychlé sebehodnocení: Pomocí výše uvedeného rozhodovacího rámce zpevněte svůj směr. Pro většinu malých a středních podniků to bude poukazovat na zkoumání specializovaných služeb pro zadávání veřejných zakázek.

2. Vytvořte užší seznam: Na základě kontrolního seznamu prověrků identifikujte 2-3 partnery potenciálních služeb pro zadávání veřejných zakázek. Podívejte se na ty, kteří důvěryhodně hovoří o obou úsporách nákladů a Udržitelné, etické zdroje.

3. Spusťte konverzaci: Oslovte počáteční konzultace. Dobrý partner bude klást bystré otázky týkající se vašich obchodních cílů a výzev, nejen okamžitě protlačte obecný servisní balíček.

 

Vaše otázky služby B2B pro zadávání veřejných zakázek, zodpovězené

 

Máte otázky. Dostaneme to. Rozhodnutí o práci s a Partner zadávání veřejných zakázek je velký krok a je normální mít několik obav. Jsme tu, abychom věci vyjasnili.

Zde jsou odpovědi na některé z nejběžnějších otázek, které dostáváme.

 

1. Otázka: Jak dlouho to obvykle trvá na palubě s službou zadávání veřejných zakázek a začít vidět výsledky?

A: Abych byl upřímný, neměli byste očekávat magii přes noc, ale také byste neměli čekat měsíce. Typický proces na palubě-kde se naučíme vaše podnikání, analyzují vaše výdaje a integrují se s vašimi systémy-přináší asi 2-4 týdny. Během prvních 30-60 dnů často uvidíte úspory „rychle vítězství“ u snadno obchodovatelných položek, zatímco složitější, strategické projekty sourcingu mohou trvat 3-6 měsíců, než se plně optimalizují.

 

2. Otázka: Co když už máme nějaké dodavatele, které milujeme? Jsme nuceni je nahradit?

A: Tady je věc: Naším cílem je optimalizovat váš dodavatelský řetězec, nikoli strhnout to, co již funguje. Vždy začneme provedením důkladného přezkumu vašeho stávajícího Vztahy dodavatelů . Pokud současný partner funguje dobře na nákladech, kvalitě, a Spolehlivost, budeme je obhajovat. Naší úlohou je ověřit jejich výkon, nikoli je automaticky nahradit.

 

3. Otázka: Jsme ve velmi specializovaném průmyslu. Jak si můžete být jisti, že rozumíte našim konkrétním potřebám?

A: To je fantastická otázka. I když nemusíme být odborníky na váš konkrétní produkt v první den, jsme absolutní odborníci na proces zadávání zakázek a řízení dodavatelského řetězce. Jinými slovy, víme, jak najít, veterinář a vyjednávat s dodavateli, bez ohledu na průmysl. Stáváme se studenty vašeho podnikání a rychle se ponoříme do krajiny vašeho odvětví, abychom pro vás našli nejlepší partnery.

 

4. Otázka: Jak zpracováváte důvěrné informace, jako jsou naše návrhy produktů nebo finanční data?

A: Vaše důvěrnost je neegovatelná. Každý renomovaný partner pro zadávání veřejných zakázek bude mít před sdílením jediného dokumentu robustní dohodu o mlčenlivosti (NDA). Dále doporučujeme se zeptat na jejich protokoly zabezpečení dat. Pro všechny sdílení souborů a komunikaci například používáme zabezpečené, šifrované platformy, abychom zajistili, že vaše duševní vlastnictví zůstává vaše.

 

5. Otázka: Je tato služba pouze pro podniky založené na produktech, nebo mohou mít prospěch také společnosti založené na službách?

A: Společná mylná představa! I když děláme spoustu práce se společnostmi, které získávají fyzické zboží, podniky založené na službách mají potřebu „zadávání veřejných zakázek“. To zahrnuje vše od získávání IT a marketingových agentur po správu zařízení a poradenské služby. Perfektně se zde také vztahují zásady strategického vyjednávání, správy dodavatelů a přezkumu smlouvy.

 

6. Otázka: Co se stane, když existuje problém s dodavatelem, kterého jste doporučili? Kdo to zvládne?

A: Děláme. Jednou z největších hodnot agenta je, že jednáme jako vaše oddané styčné. Pokud dojde ke zpoždění kvality nebo problém s přepravou, přijdete k nám. Využijeme náš vztah s dodavatelem k rychlému vyřešení problému vaším jménem a ušetříme vám stres a čas přímého řešení konfliktu.

 

7. Otázka: Pracujete s podniky, které mají velmi nízké roční výdaje?

A: Abych byl upřímný, často existuje minimální úroveň výdajů za to, že naše angažovanost bude pro nás oba finančně životaschopná, protože náš dopad je vázán na objem, který spravujeme. „Nízká“ je však relativní. Pracovali jsme s startupy a malými a středními podniky s ročními výdaji až 250 000 dolarů, kde jsme identifikovali významný odpad. Nejlepší způsob, jak to zjistit, je mít rychlý, bezúhovní konverzaci o vašich číslech.

 

8. Otázka: Jak se měří váš výkon nad rámec úspor nákladů?

A: Úspora nákladů je nejviditelnější metrika, ale není to jediná. Sledujeme také a hlásíme klíčové ukazatele výkonu (KPI) jako Doba cyklu zadávání veřejných zakázek (Jak rychle dostanete to, co potřebujete), Scorecards dodavatele výkonnostního výkonu (kvalita a doručení včas) a Zisky procesní efektivity (Kolik času váš tým jsme osvobodili). To vše přispívá k vašemu spodnímu řádku.

 

9. Otázka: Můžete nám pomoci, pokud naším hlavním cílem je najít místní dodavatele, ne mezinárodní?

A: Absolutně. Naší úlohou je provádět vaše strategie. Pokud je vaší prioritou vybudovat místní, odolný dodavatelský řetězec ke snížení emisí přepravy nebo podporovat vaši komunitu, stane se to našimi primárními kritérii zdrojů. Máme nástroje k nalezení a veterináře vysoce kvalitní místní a domácí dodavatele stejně efektivně jako mezinárodní.

 

10. Otázka: Jaká je jedna věc, kterou většina podniků překvapí poté, co s vámi začnou pracovat?

A: Mnoho vůdců je překvapeno pocitem úlevy a získala kontrolu. Očekávají, že ušetří peníze, ale ne vždy předvídají naprostou mentální šířku pásma, kterou se dostanou zpět. Najednou se nebojí o drama dodavatele nebo se snaží o nákupy na poslední chvíli. Mají jasný řídicí panel a odborný tým, který to všechno spravuje, což jim umožňuje lépe spát v noci a soustředit se na růst.