Práce s agentem sourcingu v Číně může dramaticky zjednodušit zadávání veřejných zakázek - ale pouze v případě, že je vztah vytvořen s jasnými, vynutitelnými očekáváními. Příliš mnoho kupujících považuje agenty za neformální partnery a platí cenu v pozdních zásikách, skrytých znacích, kvalitních útěcích a v nejhorším případě ztratil duševní vlastnictví. Tato příručka změní tuto nejistotu na operační knihu: Co požadovat, jak ji ověřit a jak přidržet agenta odpovědného.

Níže najdete praktický plán bez nesmyslů, který mohou týmy pro zadávání veřejných zakázek okamžitě používat. Pokrývá dokumentární kontroly, které prokazují legitimitu dodavatele, krok za krokem prověřovacího SOP a tři inspekční brány (FAI → IPQC → PSI) vzorkováním a pokyny AQL. Získáte také SLA a smluvní jazyk s kopírováním-včetně ustanovení o IP, ESG a pokutách-plus 90denní implementační plán a kontrolní seznamy ke stažení, které tyto ovládací prvky uvedou do akce.

Toto není teorie. Doporučení jsou navržena pro vymahatelnost: měřitelné KPI, pravidla transparentních poplatků, nezávislá inspekční práva a spouštěče pohotovosti, které chrání vaši kontinuitu nabídky. Přečtěte si dále a vytvořte sourcingový vztah, který snižuje riziko, sníží přepracování, zachovává marži a chrání vaši značku.

 

Nejdůležitější

 

Jednostránkový, spustitelný kontrolní seznam, který mění vágní očekávání na měřitelné SLA a KPI.

Betonové plány vzorkování QA/QC (první článek, v procesu, předběžnou půdu) a příklady prahových hodnot AQL podle typu produktu.

Ustanovení o smlouvě o kopírování a vkládání: Rozsah, IP/NDA, SLA/KPI + likvidované škody, ESG a audit, ukončení a řešení sporů.

Prověření SOP s červenými vlajkami a krátkým skriptem pro správu, který můžete okamžitě použít.

Dvě krátké anonymizované případové studie s jasnými lekcemi a šablonami dalšího kroku.

 

TL; DR-Jednostránkový kontrolní seznam 

 

Důkaz společnosti : Obchodní licence, daňová ID, exportní licence, hlavní tovární adresa, fotografie.

Reference a kapacita : 2 reference klienta + vzorový protokol výroby zobrazující nedávné objednávky.

Vzorky a FAI : Písemná časová osa schvalování vzorku a první odhlášení článku (FAI).

Plán QC : Definujte inspekční body (FF, IPQC, PSI), vzorkování %, AQL pro kritické/hlavní/minor.

SLA & KPI : včasné dodávky ≥ 95%; Rozdíl na objednávku ≤ ± 7 dní; Míra vady dávků ≤ 1% (upravte na průmysl).

Poplatky a transparentnost : tabulka poplatků (provize, poplatek za zadávání veřejných zakázek, inspekce, logistika).

IP & NDA : Podepsaná klauzule NDA + omezující agenta v zavádění produktu ostatním.

ESG : Důkaz nedávného sociálního/chemického auditu nebo příslibu auditu třetích stran do 6 měsíců.

Logistická odpovědnost : Definujte Incoterm, majitel nákladu, celní dokumenty, proces nároků.

Pohotovostní : Záložní tovární plán, minimální bezpečnostní zásoby, nouzové přehodnocení SLA.

 

1. Proč na tom záleží 

 

Agent sourcingu je vaše místní operační rameno. Nejasná očekávání se stávají selháním: zmeškané zásilky, špatná kvalita, expozice IP nebo skrytá značka. Zacházejte s vztahem jako s poskytovatelem smluvních operací - ne jako s přítelem, který to „vyřeší“. Vyžadovat dokumentaci, měřitelné KPI a předdefinované léky. Zbytek tohoto článku mění tato slova v postupy, šablony a smluvní text, který můžete použít ve stejném týdnu.

 

2. kdo to čte a co potřebují

 

Manažeři zadávání veřejných zakázek — Potřebujete reprodukovatelné kontrolní seznamy a šablony SLA.

Ředitelé dodavatelského řetězce — Potřebujete kontroly rizik, pohotovostní plánování a dashboardy KPI.

Manažeři značky/produktů (přeshraniční/e-commerce) — Potřebujete požadavky na přípravu FAI, balení a FBA.

Důstojníci souladu/ESG — Potřebujete spouštěče auditu, sanaci časových os a důkaz nápravných opatření.

Pokud stavíte nebo znovu vykazujete program sourcingu, zaměřte se nejprve na: (1) prověrku a dokumentaci, (2) QA systémy spojené s penězi (pokuty/pobídky) a (3) pohotovostní a IP ochrany.

 

3. Minimální dokumenty a důkazy vyžadovat 

 

Vyžadují originály nebo notářsky skenování (uchovávané ve složce smluv):

Obchodní licence + právní zástupce.

Exportní/importní daňová registrace a příklady prohlášení o celním prohlášení.

Adresa Factory + Nedávné fotografie výrobních linek a skladu.

Vzorky produktu s datovanými vzorkovými záznamy.

Důkaz o pojištění (nákladní a odpovědnost), pokud tvrdí, že zajišťují zásilky.

Podepsané referenční písmena klienta nebo kontaktovatelná reference s objemy a daty objednávky.
Udržujte kopie ve svém systému správy dokumentů a připojte se k PO.

 

4. prověrky SOP-krok za krokem 

 

Kontrola dokumentu (den 0) — Potvrďte obchodní licenci, exportní záznamy.

Referenční kontrola (den 1–2) — Volejte 2 rozhodčí; Zeptejte se na kvalitu, včasnost a transparentnost. Použijte níže uvedený skript.

Ukázka a FAI (den 3–14) — požadavek vzorků; Definujte kritéria přijetí FAI; Změny protokolu.

Hodnocení webu (den 7–30) — vzdálený průchod videa nebo fyzický audit; Použijte formulář pro audit Factory.

Smluvní a zkušební objednávka (den 14–45) — Podepište omezenou PO s jasnou SLA, rozdělením plateb a kontrolní podmínkou.

Monitorujte první dvě objednávky — Vynutit týdenní zprávy o stavu (fotografie, příjmy materiálu, kapacita) a konečný PSI.

 

Rychlý referenční skript telefonu pro odkazy:

“Ahoj - zvažujeme [jméno agenta]. Můžete potvrdit: (1) Získali/zkontrolovali/zkontrolovali pro vás? (2) splnili data doručení? (3) Existovaly nějaké skryté poplatky? (4) Jak zvládli nekonformanci?”
Názvy záznamů, data a výsledky.

Červené vlajky: Vyhýbavé odpovědi, neochotné poskytovat fotografie, nekonzistentní adresu společnosti, odmítnutí souhlasit s inspekcí PSI nebo třetích stran.

 

5. Správa kvality - inspekční body, vzorkování a AQL

Kvalitu považujte za tři propojené brány: První článek (FAI) → Proces QC (IPQC) → Inspekce předložení (PSI).

A. První článek (FAI / First Piece Schválení)

Účel: Ověřte záměr návrhu na výrobu před hromadnou výrobou.

Výstupy: Dimenzionální zpráva, fotografie, vzorek balení, označování.

Akce: Schválení FAI vyžaduje písemně před plísní/nástrojem nebo hromadným během.

B. In-Process QC (IPQC)

Frekvence: Denní kontroly kritických procesů (např. Pájení, síla švu).

Důkazy: Časové fotografie, protokoly objemu výroby, zamítnuté kusové protokoly.

C. Inspekce předložení (PSI)

Načasování: Do 7 dnů před načtením.

WHO: Nezávislá třetí strana (doporučená) nebo agent s ustanovení o přijímané odpovědnosti.

Vzorkovací tabulka (praktická): Vzorkování základny na velikosti šarže (příklady níže).

Příklad odběru vzorků a AQL (typický průmysl, úprava na riziko)

Velikost šarže 1–500 ks → Vzorek 20% nebo min 10 kusů.

Velikost šarže 501–3 200 ks → Vzorek 32 ks (ANSI/ISO TABULKA přibližně).

Prahové hodnoty AQL (navrhované výchozí body):

Kritické vady: 0% tolerance (0 přijmout).

Hlavní vady: AQL 1,0–2,5 (cíl ≤ 1%, kde je důležitá bezpečnost/přizpůsobení).

Drobné vady: AQL 2.5–4,0.

Poznámka: Pro elektroniku nastavte major ≤1,0; pro textilie, major ≤2,5; Pro hardware, hlavní ≤1,5. Použijte přísnější prahové hodnoty pro SKU citlivé na značku.

Pracovní postup přepracování a odmítnutí (musí být ve smlouvě)

• Pokud selhává: dodavatel poskytuje plán přepracování do 48 hodin a důkaz fotografií před opětovnou inspekcí.

• Pokud přepracování selže znovu → kupující může odmítnout celou šarži a vyžadovat výměnu nebo kredit. Definujte alokaci nákladů na přepracování, přepravu a likvidaci třetích stran.

 

6. Šablona SLA & KPI 

Níže je praktická SLA, kterou můžete vložit do dohody. Vyměňte položky s držákem.

 

 

Jak formulovat trestnou doložku (vzorek):

Dodavatel/agent souhlasí s tím, že pokud dodání včas klesne pod cíl pro jakýkoli měsíc válcování, dodavatel zaplatí kupujícím z likvidované náhrady škody rovnající se [x]% hodnotě PO za den zpoždění nad doba odkladu, nepřesáhne [y]% hodnoty PO. Likvidované škody jsou dohodnuty jako skutečný předběžný odhad ztráty a nikoli jako trest.”

Poznámka: Likvidované škody musí být ve vaší jurisdikci přiměřené a vymahatelné - spusťte klauzule právním zástupcem.

 

7. Smluvní jazyk, který můžete zkopírovat (klíčová ustanovení)

Níže jsou uvedeny krátké, praktické ustanovení, které můžete vložit do smlouvy. Upravit text konzoly.

Rozsah služeb

“Agent musí zdroje dodavatele, vyjednávat cenu a podmínky, spravovat schvalování vzorků, koordinovat dohled nad výrobou (FAI, IPQC), uspořádat inspekci předložení a pomáhat s logistikou a exportní dokumentací podle toho, jak je písemně vyžádán.”

Poplatky a fakturace

“Struktura poplatků agenta: [Prostor]% Provize za tovární cenu FOB nebo pevný poplatek $ [částka] za PO. Náklady na třetí stranu (inspekce, testování, audit, přeprava) budou účtovány za cenu podpůrnými faktury do 7 dnů od platby. Agent nebude účtovat nezveřejněné značky.”

Duševní vlastnictví a důvěrnost (NDA)

“Agent uzná IP kupujícího a souhlasí, že nezveřejňuje, reprodukuje ani cirkuluje žádné návrhy, výkresy nebo specifikace, s výjimkou účelu výkonnosti podle této dohody. Agent nezavádí produkt kupujícího žádné třetí straně bez předchozího písemného souhlasu kupujícího. Tato povinnost přežije ukončení po dobu [x].”

Sub-supplier a střet zájmů

“Agent zveřejní všechny sub-dodavatele a získají písemné schválení kupujícího před poddobenstvím. Agent nebude zadávat příkazy s subjekty, ve kterých má agent nebo jeho přidružené subjekty vlastnický podíl bez písemného souhlasu kupujícího.”

Inspekce a přijetí

“Kupující si vyhrazuje právo jmenovat nezávislého inspektora třetích stran. K konečnému přijetí dochází po PSI a vydání osvědčení o přijetí. Pokud dávka selže, dodavatel musí na vlastní náklady (i) přepracovat produkt na standard kupujícího; ii) nahradit vadné zboží; nebo (iii) poskytnout úplný kredit.”

Ustanovení o ESG a auditu

“Agent zajistí, aby dodavatelé dodržovali kodex chování kupujícího. Agent usnadní sociální/environmentální audity třetích stran (SMETA/SA8000/ISO) podle potřeby. Dodavatel bude poskytovat nápravné opatření do [30] dnů od jakéhokoli nekonformace.”

Ukončení z důvodu

“Kupující může okamžitě ukončit z důvodu, kde agent materiálně porušuje tuto dohodu, včetně opakovaných selhání doručení, porušení IP nebo materiálních nepravdivých prohlášení v certifikacích. Při ukončení agent poskytne agent plnou spolupráci pro předání kupujícímu nebo nástupci.”

Řešení sporu

“Jakýkoli spor bude vyřešen [rozhodčím řízením v Hongkongu / Singapuru / jurisdikci, podle pravidel [UNCITRAL / ICC]. Řídící právo: [Jurisdikce].”

 

8. Modely cen a poplatků - co přijmout, čemu se vyhnout

 

Provize (% FOB) — Společné pro agenty sourcingu. Pros: Sladí pobídky k kupní ceně. Nevýhody: mohou skrýt značky při inspekcích nebo logistice. Vyžadovat průhlednost a příjmy.

Opravený poplatek za po / měsíční držák — Dobré, když potřebujete předvídatelné rozpočtování. Lepší pro probíhající řízení programů.

Poplatek za projekt (jednorázový za spuštění nového produktu) — Užitečné pro jednorázové nástroje/nastavení.
Vyžadovat: Položené faktury pro náklady třetích stran a právo na audit poplatků ročně.

Platební podmínky: Rozdělené platby jsou standardní: 30% vklad, 60% zůstatek před odesláním po PSI (s výhradou přijetí), 10% lockback po dobu 30 dnů jako záruka. Pro malé dodavatele zvažte L/C nebo úschovu na ochranu stran.

 

9. Incotermms & Logistics odpovědnosti (praktické)

 

Definujte, kdo je zodpovědný za které náklady a riziko jasně:

FOB (Factory) — Kupující ovládá rezervaci nákladní dopravy a pojištění; Agent pomáhá, ale nesmí si zarezervovat přepravu jménem kupujícího, pokud není povoleno.

CIF / DDP — Agent může citovat dveře ke dveřím, ale zahrnuje úplné zhroucení; DDP uvádí celní riziko pro prodejce/agenta - Používejte pouze tehdy, pokud toto riziko přijímá písemně.
Manipulace s nároky: Vyžadovat agent, aby předložil důkaz pro jakékoli poškození/nedostatek do 7 dnů od příjezdu a v případě potřeby zvládl logistiku RMA.

 

10. ESG & Compliance - Jak to učinit vynutitelným

 

Nepovažujte ESG za marketing. Učinit z něj KPI a AUDIT-TRIGGER:

Vyžadovat frekvenci auditu: Nový dodavatel → 12 měsíců; Vysoké riziko → 6 měsíců.

Typy auditů: Sociální (smeta), environmentální, chemické (dosah/prop 65 soulad).

Časová osa sanace: Dodavatel musí poskytnout nápravné akční plán (CAP) do 14 dnů a do 90 dnů uzavřít hlavní problémy.

KPI TIE-INS: Nepodařilo se napravit → Vyvolává pozastavení PO a potenciální ukončení smlouvy.

Příklad klauzule (krátký):

“Materiární neshody objevené v auditu ESG, které nejsou uzavřeny do 90 dnů, umožňují kupujícímu pozastavit příkazy až do nápravy nebo zdroje jinde bez trestu.”

 

11. Plánování pohotovostního opatření - zálohy a vyrovnávací paměti

 

Minimální obranný plán:

Duální sourcing — V jiném městě/regionu vždy máte alespoň jednu alternativní továrnu.

Bezpečnostní zásoby — Udržujte 30–60 dní kritických SKU (upravte se na volatilitu dodací lhůty).

Nouzová eskalace po — Definujte urychlené výrobní poplatky a dodací lhůty.

Pojištění — Pokud je to možné, odpovědnost za námořní náklad a produkt.

Zahrnout An “Nouzový spoušť” Ve smlouvě: Například, pokud doba dodací lhůty klesne více než 20% pro dva po sobě jdoucí POS, může kupující získat nouzovou výrobu a odečíst přiměřené náklady od dodavatele/agenta.

 

12. Případové studie - anonymizované, poučné

Případ A - stanovení vysoké míry vady s SLA

Problém: Značka střední velikosti čelila 4% doručené míře vad na nový design.

Akce: Nahrazeno dohody o vágním agentovi s explicitní SLA: PSI AQLS zpřísněný, FAI vyžadoval, týdenní produkční fotografie, likvidované škody za pozdní doručení. Agent byl po dvou selháních povinen financovat opětovnou inspekci třetích stran.

Výsledek (90 dní): Dodaná míra vady klesla na 0,8%; Čas na trh se zlepšil o 12 dní, protože došlo k méně přepracování. Lekce: Peníze + měření = změna chování.

Případ B - Ztráta IP ze slabých ustanovení

Problém: Agent představil podobný produkt jako jiné kupující; Značka našla konkurenční produkt prodávaný v jiném regionu.

Příčina: Žádná NDA, žádný zástava IP, žádný zákaz prodeje vedeného agentem.

Následek: Měsíce soudních sporů; Náklady na stažení produktu a poškození reputace.

Lekce: Jasné podmínky IP a nekonkurence s opravnými prostředky jsou pro vlastníky značek neelegovatelné.

 

13. Implementační plán (prvních 90 dní)

Týden 0–2: Sběr dokumentů, kontroly referencí, plán vzorku a FAI.
2–4 týden: Podepište pokus Po s SLA, vyberte inspektor třetích stran pro PSI, nastavte týdenní hlášení kadence.
Měsíc 2: Zkontrolujte zprávy QA, upravte KPI, naplánujte audit, pokud jsou přítomny ukazatele rizika.
Měsíc 3: Přesuňte se do multi-po kadence, implementujte reporting scorecard; Nastavte záložní sourcing, pokud výkon <kpi.

 

14. Přílohy připravené k použití (kopírovat a vložit)

A. Kontrolní seznam inspekcí před předložením (krátký)

Rozměry produktu a tolerance (na specifikaci).

Výsledky funkčních testů (Pass/FAIL).

Vizuální vady se počítají a fotografie.

Integrita a označování balení (čárový kód, země původu).

Množství Kontrola vs. Seznam balení.

Měření kritických parametrů (hmotnost, napětí, pevnost švu).

B. Ukázka šablony odhlášení FAI (jeden odstavec)

“Kupující potvrzuje přijetí prvního vzorku článku (viz: [vzorek ID]) v [datum]. Produkce může pokračovat, když kupující problémy písemně přijetí FAI. Jakákoli odchylka od FAI bude vyžadovat opětovné schválení.”

C. Rychlá pole Scorecard KPI

Číslo po | Položka | Plánujte datum lodi | Skutečné datum lodi | Dny pozdě | PSI vady | Akce přijatá | Skóre

 

15. Nástroje a služby třetích stran (krátký seznam)

 

Inspekce třetích stran: SGS, Bureau Veritas, Intertek (nebo místní akreditovaný poskytovatel).

Auditorské rámce: SMETA, SA8000, ISO 14001 pro environmentální systémy.

Smlouva a spor: Místní obchodní rada v Hongkongu / Singapuru + rozhodčí doložka.

Integrace PO/ERP: Zajistěte synchronizaci objednávání a přijímání záznamů s výsledky inspekce.

 

16. FAQ 

Jak se rozhodnu mezi modelem provize a pevným poplatkem za agenta?
Používat provizi pro jednoduché komodity nákupu a držení; Pokud potřebujete správu programu, hlášení a předvídatelnou kontrolu nákladů, použijte pevný poplatek.

 

Může můj agent provést všechny inspekce, nebo musím trvat na inspektorech třetích stran?
Agenti mohou provádět rutinní kontroly, ale vyžadují nezávislé PSI pro vysoce rizikové produkty nebo klíčové první běhy, aby se odstranily střety zájmů.

 

Jaké je vhodné procento vazby pro ochranu před vadami?
5–10% jmenování po dobu 30–90 dnů je běžné; Kalibrujte realitu rizika produktu a peněžních toků.

 

Musím každý rok audit každou továrnu?
Ne. Frekvence auditu by měla být založena na riziku: noví nebo vysoce rizikové dodavatelé = každých 6–12 měsíců; Nízké riziko = 12–24 měsíců.

 

Jakou velikost vzorku bych měl použít pro malé pozemky (<500 ks)?
U malých šarží použijte 10–20% vzorkování s 0 tolerancí pro kritické defekty a hlavní AQL ne vyšší než 2,5.

 

Jak mohu chránit IP, když agent tvrdí, že „potřebuje ukázat produkt dodavatelům“?
Použijte dvoustupňové zveřejnění: zpočátku zobrazte nekritické specifikace; Podepište NDA a požadujte, aby dodavatelé po citaci vrátili nebo zničili návrhové dokumenty.

 

Pokud agent zdroje levnější díly, ale kvalita padá, kdo platí?
Pokud agent nahradil části bez souhlasu, jsou odpovědní. Vyžadovat písemné schválení pro jakoukoli náhradu.

 

Jaká je rozumná cesta eskalace pro opakované selhání?

Okamžitá omezení dodavatele do 48 hodin; 2) audit třetích stran, pokud je nevyřešen; 3) Finanční sankce nebo ukončení smlouvy, pokud metriky nesplnily po dvou cyklech.

 

Měl bych požadovat, aby agenti udržovali vzorky v souboru? Jak dlouho?
Ano. Udržujte hlavní vzorky po dobu nejméně 6 měsíců po odeslání; U regulovaných položek si ponechejte zákonné období (zkontrolujte místní zákony).

 

Kdy je rozumné přejít z agenta sourcingu na přímé tovární vztahy?
Přesuňte, když svazky objednávky ospravedlňují vyhrazené zdroje, přímé audity a můžete spravovat vztahy s dodavateli v místních časových pásmech nebo prostřednictvím interního týmu.