4 typy nákupu: strategický a taktický průvodce pro moderní zadávání veřejných zakázek​

Zeptejte se „Jaké jsou čtyři typy nákupu?“ A často získáte jednu ze dvou odpovědí: seznam kategorií zakázek nebo seznam typů objednávek. Pravda je, že k zvládnutí nákupu musíte pochopit oba.

Nákup není jediný akt; Je to funkce s dvojitou vrstvou. Strategická vrstva ( co kupujete a proč ) určuje váš přístup k dodavatelům a riziku. Taktická vrstva ( jak Provedete nákup) určuje vaši provozní efektivitu a kontrolu.

Tato příručka rozebírá obě vrstvy a vysvětlí čtyři strategické typy zadávání veřejných zakázek a čtyři typy nákupních objednávek použitých k jejich působení. Nakonec budete vědět nejen o tom, co jsou, ale jak je strategicky spárovat, aby ušetřili peníze, snížili riziko a zefektivnili vaše operace.

​Klíčové s sebou:​​

Strategie zadávání zakázek je rozdělena do čtyř základních typů: přímé, nepřímé, služby a kapitál.

Provedení zadávání veřejných zakázek je spravováno prostřednictvím čtyř primárních objednávek: standardní, plánované, přikrývky a smlouvy.

Klíčem k provozní dokonalosti je sladění správného typu PO s vaší strategií zakázek.

Nepřímé zadávání veřejných zakázek a služeb jsou hlavním cílem pro úsporu nákladů a automatizaci procesů.

Kapitálové zakázky vyžaduje jedinečný, přísný proces nad standardní POS.

 

Část 1: The Foundation: Strategie pro zadávání veřejných zakázek vs. taktická provedení

​

Než uvedeme typy, musíme objasnit kritické rozlišení.

​Zadávání veřejných zakázek je komplexní strategický proces end-to-end Získání zboží a služeb potřebná pro provoz a růst organizace. Zahrnuje identifikaci potřeb, zdroje dodavatelů, vyjednávání smluv, řízení vztahů a zajištění hodnoty. Je to funkce správy.

Objednávka nákupu (PO) je konkrétní taktický nástroj​ v Proces zadávání veřejných zakázek. Je to formální, právně závazný dokument vydaný dodavateli k provedení nákupu za dohodnutých podmínek. Je to transakční dokument.

Přemýšlejte o tom tímto způsobem: Pokupování je celý plán kampaně (strategie), zatímco objednávka je konkrétní objednávka vojáků zachytit kopec (taktika). Musíte vyhrát.

 

Část 2: 4 strategické typy zadávání veřejných zakázek („What & Why“)​

​

Tato klasifikace je založena na tom, co kupujete a její dopad na vaše podnikání.

 

​1. Přímé zadávání veřejných zakázek: Lifeblood výroby​

​Co to je: Akvizice suroviny, komponenty a zboží, které je přímo začleněno do produktů, které vyrábíte a prodáváte.

​Hloubkové podrobnosti:​​

​Dopad: Přímo koreluje s vašimi náklady na prodané zboží (COGS) a hrubým ziskovým rozpětím. 10% úspory zde jde rovnou k vašemu spodnímu řádku.

​Zaměření na správu: Silně závislé na řízení dodavatelského řetězce (SCM). Klíčovými prioritami je spolehlivost dodavatele, zajištění kvality, ceny objemu a minimalizace rizika narušení dodavatelského řetězce. Zde se často používají modely inventáře Just-In-Time (JIT).

​Příklad v reálném světě: Výrobce automobilů nakupuje ocel, motory a elektronické ovládací jednotky (ECU). Pekárna kupující mouku, cukr a kvasinky.

​Proč je to jedinečné: tyto výdaje jsou kritické. Selhání přímého zadávání veřejných zakázek může zcela zastavit výrobní linky.

 

​2. Nepřímé zadávání veřejných zakázek: Motor provozu​

​Co to je: Akvizice zboží a služeb, které podporují každodenní operace, ale nejsou součástí hotového produktu. Také známý jako MRO (údržba, opravy a operace).

​Hloubkové podrobnosti:​​

​Dopad: Ačkoli není přímo vázán na příjmy, neefektivnost zde ničí ziskovost nekontrolovatelnými výdaji na Maverick a administrativním odpadem.

​Zaměření na řízení: Tato kategorie je často roztříštěna napříč odděleními (IT, zařízení, HR). Cílem je konsolidovat výdaje, prosazovat politiku a využívat objemové slevy na běžné položky, jako jsou kancelářské potřeby nebo softwarové licence.

​Příklad v reálném světě: notebooky pro nové nájemníky, úklidové služby pro kanceláře, průmyslové mazivy pro údržbu strojů, předplatné SaaS, jako je Salesforce nebo Microsoft Office.

​Proč je to jedinečné: je to často neviditelné. 100verpaymentondonDirectMaterialSisCismedately.A100 Přeplatky za měsíční předplatné SaaS může být po celá léta bez povšimnutí.

 

​3.. Zakupování služeb: Získání odbornosti, nikoli produktů​

​Co to je: strategické zdroje a správa odborných znalostí třetích stran, práce a specializovaných služeb.

​Hloubkové podrobnosti:​​

​Dopad: Jde o výsledky a intelektuální kapitál, nikoli fyzické aktiva. Správa této studny znamená získat správnou odbornost ve správný čas bez režie zaměstnance na plný úvazek.

​Zaměření na správu: Základní kámen je dohoda o úrovni služeb (SLA). Výkon se měří proti KPI definovaným v SLA, nejen dodávání fyzické jednotky. Vyžaduje to robustní řízení výkonu dodavatele.

​Příklad v reálném světě: najímání poradenské firmy pro správu (např. McKinsey), zapojení agentury pro digitální marketing, uzavírání vývojářů softwaru na volné noze nebo outsourcingu právního zástupce.

​Proč je to jedinečné: hodnota je nehmotná a kvalita je subjektivní. Špatně napsaná prasnice (prohlášení o práci) nebo SLA vede ke sporům, nadměrnému a neuspokojivému výsledku.

 

​4. Kapitálové zakázky: Dlouhodobá investice​

​Co to je: Akvizice vysoce hodnotných aktiv s dlouhým životem, která jsou v rozvaze kapitalizována a odpisována během jejich životnosti.

 

​Hloubkové podrobnosti:​​

​Dopad: Jedná se o kapitálové výdaje (CAPEX), které ovlivňují účetní závěrku společnosti po celá léta. Rozhodnutí vyžadují přísnou finanční analýzu a schválení na vysoké úrovni.

​Zaměření na správu: Hodnocení je založeno na celkových nákladech na vlastnictví (TCO) - nejen kupní cena, ale instalace, údržba, spotřeba energie a likvidace. Výpočty návratnosti investic jsou povinné.

​Příklad v reálném světě: Zakoupení stroje CNC pro továrnu, nákup flotily vozidel, výstavbu nového skladu nebo investování do masivního podnikového serveru.

​Proč je to jedinečné: tento proces je méně o POS a více o formálním procesu schválení kapitálu, často zahrnujícího RFP, schválení správní rady a komplexní dohody o financování nebo leasingu.

 

​ Strategické typy zadávání veřejných zakázek na první pohled​

 

Typ	Soustředit	Dopad	Klíčová metrika
​Řídit​	Suroviny pro výrobu	Náklady na prodané zboží (COGS)	Spolehlivost dodavatele, kvalita
​Nepřímý​	Zboží pro provozování operací (MRO)	Provozní účinnost	Utratit pod správou
​Služby​	Odbornost a práce	Výsledky projektu	SLA Performance, Roi
​Kapitál​	Dlouhodobá aktiva	Rozvaha, Capex	Celkové náklady na vlastnictví (TCO)

 

 

Část 3: 4 typy taktických nákupních objednávek („jak“)​

​

Toto jsou nástroje ve vaší sadě nástrojů pro zadávání veřejných zakázek. Vyberete si jeden na základě toho, kolik toho o nákupu víte před Shaješ se.

 

​1. Standardní objednávka (PO)​​

​Co to je: nejběžnější, specifický a definitivní typ pořadí. Používá se, když jsou všechny detaily známy a opraveny předem.

​Kdy jej použít: Pro jednorázové nákupy, kde je položka, kvantita, cena a rozvrh/ umístění doručení 100% jisté.

​Hrana profesionála: Poskytuje maximální kontrolu a minimalizuje riziko pro kupujícího, protože vše je specifikováno. Je však administrativní. Jeho použití pro opakující se položky s nízkou hodnotou je neefektivní.

​Příklad: Objednávání 500 specifických desek značkových obvodů za 10 USD/jednotku za potvrzený výrobní běh 15. června.

 

​2. plánovaná objednávka nákupu (PPO)​​

​Co to je: závazek koupit konkrétní množství položek za stanovenou cenu, ale s ​ Podrobnosti o doručení zůstaly nedefinované ​ pro později.

​Kdy to použít: Když víte co potřebuješ a Kolik bude to stát, ale nevíte přesné když nebo kde pro dodání.

​Hrana profesionála: PPO je výkonným nástrojem pro zatížení rozpočtu. Říká to Finance, že máte v úmyslu utratit $ X, aby si mohli rezervovat prostředky. Později vydáte vydání plánu proti PPO, abyste spustili konkrétní doručení. To je běžné ve výrobě pro dlouhodobé předměty.

​Příklad: Zavázání se koupit 10 000 tun oceli za 800 $ za rok. Poté vydáváte vydání za 2 500 tun, které mají být doručeny do závodu v Ohiu každou čtvrtletí.

 

​3. Objednávka okupování (BPO) / stojící objednávka​

​Co to je: Dohoda s dodavatelem o poskytnutí nespecifikovaného množství zboží nebo služeb po dobu až maximálního limitu výdajů. V době propuštění se často jedná i přesné ceny.

​Kdy jej použít: Pro opakující se nákupy s nízkou hodnotou, kde je poptávka kontinuální, ale nepředvídatelná. Ideální pro nepřímé zakázky (např. Kancelářské potřeby, díly MRO).

​Hrana profesionála: BPO je konečným nástrojem pro efektivitu. Předběžně schválí dodavatele a podmínky a umožňuje oddělením „vytáhnout“ zboží podle potřeby, aniž by pokaždé prošel úplným schvalovacím cyklem PO. Každý nákup se provádí prostřednictvím přikrývky.

​Příklad: Nastavení BPO s Graingerem pro dodávky MRO s 50 000 limity.AmainTenanceTechnicCanthencallandOrda50 náhradní motor pod číslem BPO bez jakékoli papírování.

 

​4. Objednávka nákupu smlouvy (CPO)​​

​Co to je: nejedná se o objednávku na zboží. Jedná se o dohodu o právním zákonném rámci, která stanoví podmínky pro všechny budoucí transakce s dodavatelem.

​Kdy jej použít: Při vytvoření dlouhodobého strategického partnerství s klíčovým dodavatelem. Samotné CPO nic nekupuje.

​Hrana profesionála: Všechny následné standardy nebo plánované POS, které odkazují na číslo CPO, se automaticky řídí jeho vyjednávanými právními a cenovými podmínkami. Zspravedlňuje proces smluv o opakovaném podnikání a poskytuje klíčovou právní ochranu.

​Příklad: Vyjednávání tříleté CPO s logistickou společností, která zahrnuje ustanovení o odpovědnosti, požadavky na pojištění a diskontní sazby. Pokaždé, když potřebujete něco odeslat, vydáte standardní PO, který říká „pod CPO #xyz“ a platí všechny hlavní podmínky.

 

​Taktické typy objednávek na první pohled​

 

Po	Definované podrobnosti	Flexibilní detaily	Primární případ použití
​Standardní PO​	Položka, Qty, cena, doručení	Žádný	Jednoduše, konkrétní nákupy
​Plánované PO (PPO)​​	Položka, Qty, cena	Plán doručení	Rozpočtování pro známé potřeby
​Přikrývka PO (BPO)​​	Dodavatel, předměty, podmínky	Mostce, cena, doručení	Opakující se potřeby ad-hoc
​Smlouva PO (CPO)​​	Právní podmínky	Všechno ostatní	Uzavření hlavních dohod

 

Část 4: Strategické párování: odpovídající typy zadávání veřejných zakázek s typy PO

​

To je místo, kde teorie splňuje praxi. Zde je způsob, jak tým profesionálního zadávání veřejných zakázek spojuje strategii s prováděním.

 

​Strategická potřeba (typ nákupu)​​	​Doporučený taktický nástroj (typ PO)​​	​Proč toto párování funguje​
​Přímé zakázky ​ (např. Suroviny)	​Plánovaná nákupní objednávka (PPO)​​	Znáte materiály a náklady na prognózy výroby, ale potřebujete flexibilní doručení v souladu s výrobním plánem. Vydání se vydává just-in-time.
​Nepřímé zakázky ​ (např. Kancelářské potřeby)	​Objednávka přikrývky (BPO)​​	Poptávka je nepředvídatelná, ale nepřetržitá. BPO zmocňuje zaměstnance, aby okamžitě získali to, co potřebují, bez byrokratického zpoždění a zároveň kontrolují celkové výdaje.
​Pokusy služeb ​ (např. Konzultace)	​Smlouva Po + Standard Pos​	CPO stanoví hlavní právní podmínky. Pro každý projekt nebo fázi se používá následná standardní PO, která podrobně popisuje konkrétní prasnici, výstupy a platební milníky.
​Kapitálové zakázky ​ (např. Machinery)	​Často obchází standardní POS​	To obvykle zahrnuje formální proces RFP, sjednanou smlouvu o nákupu aktiv a použití formuláře projektu nebo žádosti o kapitál, nikoli standardní PO.

 

Část 5: Osvědčené postupy a běžná úskalí

​

​Osvědčené postupy pro moderní zadávání veřejných zakázek:​​

​Centralizovat nepřímé výdaje: Největší úspory často pocházejí z konsolidace roztříštěných nepřímých výdajů v rámci spravovaných BPO a preferovaných dodavatelů.

​Implementujte systém Prokure-to-Pay (P2P): Automatizujte tok z rekvizice k platbě. To prosazuje politiku, eliminuje manuální vytváření PO a poskytuje nezaplacenou analýzu výdajů.

​Master the SLA: Pro zadávání veřejných služeb je SLA vaše Bible. Definujte KPI, frekvenci hlášení a sankce za nesplnění s brutální jasností.

​Vypočítejte TCO, nejen jednotkovou cenu: zejména pro kapitál a přímé zakázky. Nejlevnější možnost má často nejvyšší dlouhodobé náklady.

 

​Úskalí, která ničí hodnotu:​​

​Výdaje na Maverick: Umožnění zaměstnancům nakupovat mimo schválené systémy a dodavatele. To ničí vyjednávané slevy a vytváří noční můry dodržování předpisů.

​Použití standardní PO pro všechno: Toto je charakteristický znak nezralé funkce zadávání veřejných zakázek. Vytváří obrovský administrativní odpad pro položky s nízkou hodnotou.

​Zanedbávání Správa vztahů dodavatelů (SRM): Vaši klíčoví dodavatelé jsou strategičtí partneři. Spravujte je odpovídajícím způsobem s recenzemi výkonu a společným obchodním plánováním.

​Špatná správa smlouvy: podepsání CPO a poté jej podává. Pravidelně kontrolují smlouvy na zajištění dodržování předpisů a identifikaci možností vyjednávání.

 

Závěr: Zvládnutí duálních vrstev

​

Pochopení toho, že „nákup“ má dvě vrstvy - typy zadávání veřejných zakázek a taktické objednávky - je to, co odděluje a Profesionální kupující z řádového placeru.

Cílem je překročit jednoduše znát čtyři typy každých. Jedná se o úmyslné přizpůsobení vašeho strategického záměru s nejefektivnějším taktickým nástrojem. Pomocí PPO spravujte své produkční inventář, BPO, abyste zmocnili své zaměstnance a kontrolovali nepřímé výdaje a CPO budovali silné a chráněné dodavatelské partnerství.

Tímto způsobem transformujete zadávání veřejných zakázek z nákladového centra na výkonný motor pro efektivitu, zmírnění rizika a strategickou hodnotu.

 

Často kladené otázky (FAQ)​

​

​Otázka 1: Který typ zadávání veřejných zakázek je nejzranitelnější vůči podvodům a proč?​​

​Odpověď: Nepřímé zakázky je často nejzranitelnější. Jeho decentralizovaná povaha, vysoký objem transakcí s nízkou hodnotou a výdaje na Maverick ztěžují monitorování. Podvody se mohou projevit prostřednictvím falešných faktur dodavatelů pro kancelářské potřeby nebo služby, které se nikdy neposkytují, často bez povšimnutí uprostřed legitimních výdajů.

 

​Q2: Může jeden nákup zahrnovat více typů zadávání veřejných zakázek?​​

​A: Absolutně. Zvažte vytvoření nové továrny. Samotná konstrukce je kapitálové zakázky. Suroviny pro výrobky vyrobené uvnitř jsou přímé zakázky. Notebooky pro nové kanceláře jsou nepřímé zakázky a architekti najali jsou zadávání veřejných služeb. Hlavní projekt často vyžaduje správu všech typů současně.

 

​Q3: Jak ovlivňují globální dodavatelské řetězce výběr typu PO?​​

​Odpověď: Silně to ovlivňují. Pro přímé materiály s dlouhým vedením je pro zajištěnou kapacitu a stanovení cen nezbytné přímé materiály pocházející z mezinárodních zdrojů, přičemž vydání spravují komplexní logistiku. Riziko zpoždění a celních problémů často činí pevný standard PO s jediným datem dodání příliš riskantní.

 

​Q4: Je přikrývka PO stejná jako mít firemní kreditní kartu s dodavatelem?​​

​A: Ne přesně. Slouží podobnému účelu pro decentralizované výdaje, ale přikrývka Po nabízí vynikající kontrolu. Nařizuje předem vyjednávané podmínky a ceny a stanoví tvrdý finanční strop. Kreditní karta má limit, ale postrádá smluvní ceny a podmínky, což ztěžuje analýzu a kontrolu výdajů.

 

​Q5: Kdo má obvykle pravomoc schválit smlouvu po versus standardní PO?​​

​Odpověď: Schvála je odstupňována. Smlouva PO, která stanoví dlouhodobé právní a finanční závazky, téměř vždy vyžaduje právní přezkum a schválení vedoucího vedení jako ředitel pro zadávání veřejných zakázek nebo CFO. Standardní PO proti stávající smlouvě může vyžadovat pouze schválení manažera oddělení, protože hlavní podmínky jsou již urovnány.

 

​Otázka 6: Co se stane, pokud dodavatel nesplňuje podmínky smlouvy o úrovni služeb (SLA) ve smlouvě o zadávání veřejných služeb?​​

​Odpověď: SLA by měla výslovně nastínit opravné prostředky. To obvykle zahrnuje finanční pokuty, často nazývané „servisní kredity“, které jsou odečteny z faktury. Pro chronickou nedostatečnou výkonnost by měla smlouva zahrnovat ustanovení, která umožňují ukončení příčiny, a chránit kupujícího před uzamčením do nefunkčního vztahu.

 

​Q7: Který typ zadávání veřejných zakázek by měl být nejprve formalizován?​​

​Odpověď: Zaměřte se nejprve na nepřímé zakázky. Počáteční startupy zažívají chaotické výdaje na nástroje SaaS, marketingové agentury a vybavení. Implementace jednoduché politiky a spravovaného BPO pro klíčové oblasti, jako je software, zabraňuje zbytečným výdajům a zřizuje kulturu finanční kontroly před tím, než se škálování stane nezvládnutelné.

 

​Otázka 8: Jak se faktoruje udržitelnost/ESG při výběru typů zadávání veřejných zakázek?​​

​Odpověď: Je to strategická vrstva. Pro přímé zakázky to znamená prověřit dodavatele pro etické zdroje a environmentální praktiky. Pro kapitálové zakázky zahrnuje hodnocení energetické účinnosti a životnosti aktiv. Silná politika ESG může znamenat výběr mírně dražšího dodavatele, který odpovídá firemním hodnotám, což má dopad na všechna rozhodnutí o nákupu.

 

​Otázka 9: Jaká je role nákupu bez PO a kdy je to přijatelné?​​

​Odpověď: Nákup bez PO, jako je drobná hotovostní transakce nebo výdaje na firemní kartu bez předem vydané PO, je nezbytné zlo. Je to přijatelné pouze pro triviální, naléhavé výdaje pod přísným peněžním prahem (např. Pod 100 $). Vyžaduje však robustní vykazování nákladů a usmíření nákladů, aby se udržela auditní stezky a zabránilo zneužívání.

 

​Q10: Jak měříte úspěch své strategie zakázek nad rámec úspor nákladů?​​

​Odpověď: Klíčové metriky zahrnují výkon dodavatelů (včasná dodání, míra vady kvality), účinnost procesu (doba cyklu od rekvizice po objednávku, procento výdajů pod správou) a zmírnění rizik (počet dodavatelů s výhradními zdroji, výsledky auditu dodržování předpisů). Skutečný úspěch je rovnováha nákladů, efektivity a odolnosti.